In diesem Text wird zur besseren Lesbarkeit von Personenbezeichnungen und personenbezogenen Wörtern die männliche Form genutzt. Diese Begriffe gelten für alle Geschlechter.

Schützen Sie unser Unternehmen.

Wir legen Wert auf Ehrlichkeit, Integrität und Transparenz.

Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und internen Regelungen hat bei der TAKENAKA EUROPE GmbH höchste Priorität.  Nur wenn wir gesetzeskonform und integer handeln, schützen wir unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter und unsere Geschäftspartner.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie hat uns veranlasst, ein internes Whistleblower-System für unsere Mitarbeiter einzurichten. Unser Whistleblower-System besteht aus einem Online-Meldekanal, über den unsere Mitarbeiter und unsere Geschäftspartner auf Wunsch anonym und vertraulich Informationen melden können. Gleichzeitig beinhaltet das Whistleblowing-System die Erreichbarkeit über eine Telefon-Hotline.

Zu diesem Zweck haben wir die Compliance-Dienstleistung Hinweisgeberexperte.de beauftragt, die ab sofort als externer Compliance-Beauftragter unseres Unternehmens fungiert. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, konkrete Hinweise auf mögliche Regelverstöße in unserem Unternehmen über unser neues Whistleblower-System an den externen Compliance-Beauftragten zu melden. Der externe Compliance-Beauftragte behandelt alle Hinweise vertraulich und prüft jeden Fall individuell.

Es bedarf der Aufmerksamkeit und der Bereitschaft eines jeden, bei konkreten Hinweisen auf Regelverstöße von Mitarbeitern hinzuweisen. Diese können vertraulich an das Whistleblower-System gemeldet werden - zu jeder Zeit und in allen wählbaren Sprachen (Deutsch, Englisch, Polnisch, Slowakisch, Tschechisch und Ungarisch). Dazu gehören zum Beispiel Verstöße gegen unsere Compliance-Richtlinien oder das Kartellrecht, Korruption, Menschenrechtsverletzungen, Diebstahl, Diskriminierung oder Mobbing.

Nur Hinweise auf Verstöße gegen die Regeln

Wenn es sich bei Ihrem Anliegen um eine Beschwerde handelt oder wenn Geschäftspartner betroffen sind, wenden Sie sich bitte an Ihren direkten Vorgesetzten. Diese Fragen werden nicht durch den externen Compliance-Beauftragten bearbeitet.

Wir weisen auch ausdrücklich darauf hin, dass Hinweise nicht leichtfertig gegeben werden sollten. Wir bitten auch um Ihr Verständnis, dass bewusst falsche Meldungen verboten sind. Unser Whistleblowing-System dient der Sicherstellung unserer internen Compliance und ist ausschließlich in diesem Sinne zu verstehen.

Schutz für alle Beteiligten

Das Whistleblower-System garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene. Eine Untersuchung wird erst nach sorgfältiger Prüfung der Hinweise und bei konkreten Hinweisen auf einen Regelverstoß eingeleitet. Informationen werden in einem fairen und vertraulichen Verfahren behandelt. Diskriminierung, Einschüchterung oder Anfeindungen, die aufgrund einer Meldung an das Whistleblowing-System erfolgen, werden nach demselben Verfahren untersucht und geahndet.

Hinweise abgeben – aber richtig!

Nach Eingang der Hinweise bearbeitet der externe Compliance-Beauftragte diese unter Beachtung aller notwendigen Verfahrensgrundsätze (z.B. Vertraulichkeit, Schutz von Hinweisgebern). Um die Fälle zu bearbeiten und ggf. entsprechende Ermittlungsmaßnahmen einzuleiten, ist häufig ein Dialog mit dem Hinweisgeber erforderlich. Daher ist es wichtig, dass die Informationen so konkret wie möglich formuliert werden. Es ist hilfreich, wenn Sie bei der Meldung die fünf Fragen berücksichtigen:

-  Wer? – Um wen geht es? Wer ist betroffen?
-  Was? – Was ist passiert? Schilderung des Sachverhalts.
-  Wann? – Wann war der Vorfall?
-  Wie? – Wie oft ist er passiert?
-  Wo? – Wo hat sich der Vorfall ereignet?

Hinweisgeber sollten darauf achten, dass die Beschreibungen auch von Personen verstanden werden können, die keine Experten auf dem Gebiet sind. Zu diesem Zweck ist es hilfreich, wenn der Hinweisgeber für Rückfragen zur Verfügung steht. Wenn sie dazu bereit sind, aber gegenüber dem externen Compliance-Beauftragten anonym bleiben wollen, können die Hinweisgeber die anonymen Meldekanäle nutzen. 

Neben dem externen Compliance-Beauftragten können auch Abteilungen unseres Unternehmens (z.B. Management, Personalabteilung) in die Bearbeitung von Hinweisen einbezogen werden. Bei begründeten Hinweisen gibt unser Unternehmen in der Regel die notwendigen internen Ermittlungen bei Ermittlungsstellen (z.B. Sonderprüfungen der Sicherheit) in Auftrag. Der externe Compliance-Beauftragte arbeitet auch mit der Geschäftsführung an der Aufklärung mit und stößt Maßnahmen an, sofern diese notwendig sind.