Chroń naszą firmę.

Cenimy uczciwość, rzetelność i przejrzystość.

Zgodność z przepisami prawa, zasadami i regulacjami wewnętrznymi jest najwyższym priorytetem w TAKENAKA EUROPE GmbH.  Możemy chronić naszą firmę, naszych pracowników i partnerów biznesowych tylko wtedy, gdy działamy zgodnie z prawem i uczciwie.

Dyrektywa UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach skłoniła nas do stworzenia wewnętrznego systemu informowania o nieprawidłowościach dla naszych pracowników. Nasz system zgłaszania nieprawidłowości składa się z internetowego kanału zgłaszania, za pośrednictwem którego nasi pracownicy i partnerzy biznesowi mogą anonimowo i poufnie zgłaszać informacje, jeśli sobie tego życzą. System zgłaszania nieprawidłowości obejmuje również dostęp za pośrednictwem gorącej linii telefonicznej.

W tym celu zleciliśmy usługę zgodności Hinweisgeberexperte.de, która będzie działać jako zewnętrzny oficer zgodności naszej firmy ze skutkiem natychmiastowym. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do zgłaszania konkretnych sygnałów o możliwych naruszeniach przepisów w naszej firmie zewnętrznemu inspektorowi ds. zgodności za pośrednictwem naszego nowego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Zgodności z przepisami traktuje wszystkie zgłoszenia poufnie i rozpatruje każdy przypadek indywidualnie.

Zgłaszanie konkretnych sygnałów o naruszeniach zasad przez pracowników wymaga uwagi i chęci ze strony wszystkich. Można je poufnie zgłaszać do systemu whistleblower - w dowolnym momencie i w dowolnym języku (niemieckim, angielskim, polskim, słowackim, czeskim i węgierskim). Dotyczy to na przykład naruszeń naszych wytycznych dotyczących zgodności lub prawa antymonopolowego, korupcji, łamania praw człowieka, kradzieży, dyskryminacji lub nękania.

Tylko wskazania naruszeń zasad

Jeśli dotyczy to skargi lub partnerów biznesowych, należy skontaktować się z bezpośrednim przełożonym. Kwestie te nie będą rozpatrywane przez zewnętrznego specjalistę ds. zgodności.

Wyraźnie zaznaczamy również, że informacje nie powinny być przekazywane lekkomyślnie. Prosimy również o zrozumienie, że celowo fałszywe zgłoszenia są zabronione. Nasz system zgłaszania nieprawidłowości służy zapewnieniu wewnętrznej zgodności i należy go rozumieć wyłącznie w tym sensie.

Ochrona wszystkich zaangażowanych stron

System informowania o nieprawidłowościach gwarantuje możliwie największą ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości i osób, których one dotyczą. Dochodzenie jest wszczynane dopiero po dokładnym zbadaniu informacji i jeśli istnieją konkretne dowody na naruszenie zasad. Informacje są traktowane w sposób uczciwy i poufny. Dyskryminacja, zastraszanie lub wrogość wynikające ze zgłoszenia do systemu zgłaszania nieprawidłowości będą badane i karane zgodnie z tą samą procedurą.

Dokonywanie zgłoszeń - ale we właściwy sposób!

Po otrzymaniu informacji zewnętrzny specjalista ds. zgodności przetwarza je zgodnie ze wszystkimi niezbędnymi zasadami proceduralnymi (np. poufność, ochrona sygnalistów). Dialog z sygnalistą jest często konieczny w celu rozpatrzenia sprawy i, w razie potrzeby, wszczęcia odpowiedniego postępowania wyjaśniającego. Dlatego ważne jest, aby informacje były formułowane w sposób jak najbardziej szczegółowy. Pomocne jest rozważenie pięciu pytań podczas zgłaszania:

- Kto jest zaangażowany? - Kogo to dotyczy?
- Co ? - Co się stało? Opisz fakty dotyczące sprawy.
- Kiedy? - Kiedy miał miejsce incydent?
- Jak? - Jak często miało to miejsce?
- Gdzie? - Gdzie miał miejsce incydent?
 
Sygnaliści powinni upewnić się, że ich opisy są zrozumiałe także dla osób, które nie są ekspertami w danej dziedzinie. W tym celu pomocne jest, aby sygnalista był dostępny i odpowiadał na pytania. Osoby zgłaszające nieprawidłowości, które wyrażą taką gotowość, ale chcą pozostać anonimowe dla zewnętrznego inspektora ds. zgodności, mogą skorzystać z anonimowych kanałów zgłaszania nieprawidłowości. 
 
Oprócz zewnętrznego inspektora ds. zgodności z przepisami w przetwarzanie zgłoszeń mogą być również zaangażowane działy naszej firmy (np. kierownictwo, dział HR). W przypadku uzasadnionych zgłoszeń nasza firma zazwyczaj zleca niezbędne wewnętrzne dochodzenia organom dochodzeniowym (np. specjalne audyty bezpieczeństwa). Zewnętrzny specjalista ds. zgodności współpracuje również z kierownictwem w celu wyjaśnienia sprawy i w razie potrzeby inicjuje działania.